DÜNYA ÇAPINDA HEDİYE VERME VE AĞIRLAMA KURALLARI
I. GİRİŞ Makul ölçülerde iş hediyesi verme ve ağırlama,
genel olarak promosyon müşteri edinmek ve iş yaptığımız kişilerle
ilişkilerimizi güçlendirmek için kullanılmaktadır. Nadiren yemek ikramında
bulunmak veya gelen yemek tekliflerini kabul etmek, küçük şirket eşantiyonları
ya da spor karşılaşmaları veya kültürel etkinliklere biletler belirli
durumlarda uygun kabul edilebilir. Zaman zaman iş yaptığımız kişilerden iş
etkinliklerini içeren gezi tekliflerini kabul etmek ya da onlara bu tür geziler
teklif etmek de uygun olabilir. Ancak, hediye teklifleri, ağırlama ya da
seyahat çok sık aralıklarla olur ya da belirli bir değerin üzerinde olur
iseler, bunlar çıkar çatışmasını ya da yasaya aykırı bir ödeme durumu meydana
getirebilir veya öyle bir görüntü oluşturabilirler. çalışanlarının adına hediye, ağırlama veya seyahat teklif
ederken veya kabul ederken doğru karar vermelerine yardımcı olması amacıyla bu
kuralları geliştirmiştir.
II. KAPSAM Bu kurallar Şirketinin bütün bölümlerinde ve dünya
üzerindeki bütün İştiraklerinde
uygulanır. ’un bölümleri, takdir kendilerinde olmak üzere, bu kurallardan daha
sıkı, ülkelere özel sınırlamalar getirebilirler, ancak bunlardan daha az sıkı
kurallar getiremezler.
III. KURALLAR Hediye Kabul Etme (Kamu görevlisi olmayan
yetkililer) kimi tedarikçileri,
müşterileri ve iş yaptığı diğer kişiler açısından zaman zaman iş yaptıkları
kişilere küçük hediyeler vermenin adet olduğunu kabul etmektedir. Ancak, bu
hediyelerin bir çalışanın işle ilgili kararlarını etkilememesi ya da, bu
kararın etkilendiği görüntüsünün oluşmaması önemlidir. Bu sebeple, ve çalışanları hediye alma noktasında çok
dikkatli olmalıdırlar. Genel bir kural olarak, çalışanları tedarikçilerden, müşterilerden ya
da birlikte iş yaptıkları diğer kişilerden, hediye aşağıda belirtilen şartları
sağladığı taktirde ancak hediye kabul edebilirler:
Hediye, hediye verenin öncelikli bir muameleye, ihale kazanmaya, daha iyi bir
fiyata ya da iyileştirilmiş satış şartlarına hak kazanmış olduğu görüntüsü (ya
üstü kapalı bir yükümlülük durumu) yaratmamalıdır;
Hediye, kamuya açıklandığı zaman ’u veya hediye vereni zor duruma sokmamalıdır;
Hediyenin değeri 100 ABD Doları veya
üzerinde olursa (promosyon amaçlı da olsa), hediye alanın bağlı olduğu birinci
ve ikinci derecedeki müdürlerine bildirilmeli ve Hediye ve Ağırlama Açıklama Usulleri
kapsamında açıklanmalıdır; Yerel
şirket yönetimi tarafından belirlenmiş sınırları aşmamalıdır; ve Hediye alanı ’un işini hediye verenin bir rakibine vermekten
alıkoymamalıdır. Aşağıdaki hediyeler hiçbir zaman uygun kabul edilmezler: Nakit hediyeler, veya nakit muadili belgeler (hediye kart
veya çekleri); Yerel yasalarca yasaklanmış
hediyeler; Rüşvet, ödül veya komisyon
olarak verilmiş hediyeler (örnek, işi alabilmek veya sürdürebilmek, avantajlı
vergi uygulamasını temin etmek gibi uygun olmayan bir çıkar elde etmek için); Hediye veren kişinin bağlı olduğu organizasyon tarafından
verilmesi yasaklanmış olduğu hediye alan tarafından bilinen hediyeler; ve Hizmetler veya nakit olmayan çıkarlar şeklinde verilen
hediyeler (örnek: işe alma taahhüdü) Bir çalışanın bir yıl boyunca bir hediye
verenden kabul edebileceği toplam hediye değeri eğer aksi Hediye ve Ağırlama Açıklama Usullerinde
belirtilmemiş ve ilgili Bölgesel Başkan tarafından onaylanmamışsa ya da Kuzey
Amerika’da işlevsel, coğrafi veya iş bölümü Başkan Yardımcısı tarafından
onaylanmamışsa, 250 ABD Doları aşamaz. Törensel bir ortamda bir hediye almış
bulunan çalışan (örnek: müşteri gezisi sırasında ya da iş anlaşmasını kutlamak
üzere) için bu kurallar uyarınca hediye kabul etmek uygun olmayabilir, ancak
reddetmek de kırıcı ve gayri pratik olabilir. Bu durumlarda hediyeyi kabul edip
derhal amirlerine durumu bildirmelidirler. Çalışan ve amiri verilecek uygun
cevap hakkında daha sonra görüşebilirler. çalışanları, değeri ne olursa olsun hiçbir
zaman hediye, bahşiş veya kendilerine şahsi çıkar sağlayan şeyler
istememelidirler. Çalışanlardan tedarikçiler, müşteriler veya birlikte iş
yaptıkları diğer kişilerden hediye kabul ederken iyi değerlendirme yapmaları
beklenmektedir. Çalışanlar bir hediyenin uygun olup olmadığı konusunda şüpheye
düşmeleri durumunda bu durumu amirleri ile konuşmalıdırlar. Ağırlanma Kabul
Etmek ( Kamu görevlisi olmayan yetkililerden) İş ağırlamaları (örnek: yemekler,
tiyatro veya bir spor müsabakasına bilet) birlikte iş yapan kişiler arasında iş
ilişkilerini güçlendirmek için önemli rol oynayabilir. Bu doğrultuda, çalışanları, burada belirtilen kurallara uymak
koşuluyla müşteri geliştirme amacıyla müşteriler ya da tedarikçilerle
ilişkileri geliştirmek gibi meşru iş hedefleri için kendilerine yapılan
ağırlama tekliflerini kabul edebilirler. Özellikle ’un birlikte iş yaptığı
kişilerden ağırlanma kabul edilmesine ancak aşağıda belirtilen şartlar altında
izin verilecektir: Ağırlamanın, ’un Dünya Çapında
Seyahat Harcama Kurallarına uygun olmalı;
Seyrek olmalı; Makul ölçüler içinde meşru bir
iş hedefiyle ilgili olmalı ( bir müşteriye ya da tedarikçiye eşlik yerel bir
tiyatro/spor gösterisinde eşlik etmek veya bir iş yemeğine katılmak); Rüşvet, ödül veya komisyon olarak verilmemiş olmalı (örnek,
işi alabilmek veya sürdürebilmek, veya uygun olmayan bir çıkarı sürdürmek
için); Ağırlamayı temin eden lehine öncelikli
bir muamele, ihale kazanma, iyileştirilmiş satış şartlarına hak kazanmış olduğu
görüntüsü (ya da üstü kapalı yükümlülük) yaratmamalıdır; Ağırlama, iyi tarzda ve işe uygun mekanlarda yapılmalıdır; Ağırlama, iş bağlamı içinde makul ve uygun olmalıdır; Ağırlama, çalışanın ’un üstün menfaati doğrultusunda hareket
etmesini etkilememeli ya da etkilemiş görünmemelidir; ’un
Hediye ve Ağırlama Açıklama Usulleri altında açıklanmalı; ve Yerel şirket yönetimi tarafından belirlenmiş herhangi bir
özel sınırlamaya uymalıdır. Aşağıda belirtilenler hiçbir zaman uygun değildir: İş bağlamında aşırı olarak görünen ağırlama; ‘yetişkin’ ağırlamaları veya çıplaklık ya da ahlak dışı
unsurlar içeren her türlü ağırlama;
Ağırlananların, hediye verenin bunu vermeye izinli olmadığını bildikleri
durumlar; ve Yerel şirket yönetimi tarafından
yasaklanmış ağırlanmalar. Çalışanlar bir etkinliğin, mekanın veya harcamanın
uygun olup olmadığı konusunda şüphe duymaları halinde bunu bir üstletiyle
konusmaları gerekmektedir. Sonuç olarak, bu ağırlama kurallarının ağırlayanın
hazır bulunduğu durumlar için geçerli olduğuna dikkat edin. çalışanlarına temin edilen sportif ve kültürel
etkinliklerde eğer ağırlayan bunlara katılmıyorsa, bunlar ‘ağırlama’ değil
‘hediye’ olarak kabul edilir ve yukarıda belirtilen kurallar altında
değerlendirilir. Seyahat Teklifini Kabul Etmek (Kamu görevlisi olmayan
yetkililer) Nadiren, müşterilerin, tedarikçilerin ya da birlikte iş yapılan
diğer kişilerin çalışanlarının seyahatle
ilgili masraflarını karşılamaları uygundur. Bu tür durumlar seyrek
gerçekleştiği için üçüncü kişilerin seyahat ve/veya diğer ilgili masraflarının
mutlaka: a) birinci ve ikinci derece sorumlu müdürler tarafından incelenmiş ve
onaylanmış olması, b) ’un Hediye ve Ağırlanma Açıklaması Usulleri kapsamında
açıklanmış olması gerekir. Seyahat talebini inceleyen birinci ve ikinci derece
sorumlu müdürler aşağıdaki hususlar da dahil olmak üzere bir dizi unsurun
gerçekleşip gerçekleşmediğini dikkate alacaklardır:
Seyahatin ana gayesi iş ile ilgili olmalıdır;
Seyahat sınıfı iş bağlamıyla uygun ve orantılıdır;
Teklif olunan masraflar ABD ve yerel yasalara ve geleneklere uygundur; Seyahat güzergahı yol üzerinde küçük turları, turistik ve
tatil beldelerini kapsamamalıdır; genellikle eşler ve çocuklara ait seyahat
masraflarını kabul etmeyecektir. Ayrıca iş çıkarları veya uygun olmayan menfaat
karşılığı seyahatleri hiçbir zaman kabul etmeyecektir. Hediye ve Ağırlama
Açıklama Usulleri ’un Hediye ve Ağırlama Açıklama Usulleri bu kurallara
uygunluk sağlanması ile ilgili temel unsuru oluşturur. Bu usuller, şu anda
geliştirilmekte olan ve tamamlandığında bütün genellinde kullanılacak olan internet üzerinde
bildirimi içerecektir. Örnekler Aşağıdaki örnekler çalışanları ve yöneticilerinin hediyeler,
ağırlanma veya seyahat tekliflerini kabul etme veya geri çevirmenin uygun olup
olmadığı hususunda bilgilenmiş kararlar vermelerini sağlamak için
tasarlanmıştır. Doğru: Bir çalışan bir tedarikçinin düzenlediği golf gezisinde
yapılan yarışmada 600 ABD Doları değerinde bir golf takımı kazanmıştır.
Ağırlayanı incitmemek için golf takımlarını kabul eden çalışan geziden dönüşte
bunları iadesini temin etmiştir. Yanlış: Yukarıdaki senaryoda çalışan, golf
takımlarını tutarak onları bir aile bireyine vermiştir. Doğru: bugünlerde X ülkesinde TempCo Inc şirketi ile
yaptığı sözleşme uyarınca bu şirketten geçici işçi temin etmektedir. Bu
sözleşme bir ay sonra sona erecektir. TempCo bölgesel müdürü ’un yerel İnsan
Kaynakları müdürünü, X ülkesi çalışma bakanının iş yasalarında yapılacak
değişiklikler üzerine konuşacağı ticaret odasındaki resepsiyona davet etmiştir.
Bu etkinlik, ticaret odası üyelerine açık yapılacaktır ve biletler kişi başına
100 ABD Doları olacaktır. İnsan kaynakları müdürü daveti kabul edip, etkinliğe
katılacağını Hediye ve Ağırlama Açıklama
Usulleri uyarınca bildirmiştir. Yanlış: Yukarıdaki senaryodaki etkinlik bir
resepsiyon değil ama on kişinin katıldığı özel bir akşam yemeğidir. İnsan
kaynakları müdürü TempCo çalışma bakanın konuşması için konuşmacı ücreti olarak
10.000 ABD Dolarından fazla bir miktar para ödediğini öğrenmiş, etkinliğe
katılmış ancak amirine bu konuda bilgi vermemiştir. Doğru: Atlanta Georgia’da
bulunan bir tedarikçi ’un bir bölümüne hatalı ürünler satmıştır. Bölümün
tedarik zinciri müdürü bu hatalı ürünün ana sebebini bulmak için tedarikçi ile
birlikte çalışmak zorundadır. Bunu kolaylaştırmak için tedarikçi tedarik zincir
müdürünün kendi tesislerine yapacağı ziyarete ilişkin uçak bileti ve otel
masraflarını karşılayacaklarını bildirir. Tedarik zinciri müdürü sorumlu olduğu
birinci ve ikinci derece müdürlerinden durumu kontrol etti ve gerekli onayı aldı.
Yanlış: Bir bölge müdüründen kendisine direkt bağlı olan müdürlerinden birisi
yukarıdaki seyahati onaylamasını istedi. Ancak öğrendiğine göre tedarikçi aynı
zamanda çalışanın otel kalış süresini bir gün uzatmayı teklif etmekte
(masrafları tedarikçi tarafından karşılanmak üzere) ve çalışana golf maçı ikram
etmektedir. Müdür, sadece işle ilgili olarak tedarikçi tarafından ödenen
masrafları değil bütün bu kalış masraflarını onaylamıştır. Hediye Verme (Kamu
görevlisi olmayan yetkililer) Ara sıra, üçüncü taraflara hediyeler sunmak
ilişkileri güçlendirmek açısından uygun olabilir veya bu tür davranışlar yerel
geleneklere uygun olabilir. Bu doğrultuda, bu kurallara uymak şartıyla bu tür hediyelere izin vermektedir. Özellikle çalışanları tedarikçilere, müşterilere veya iş
yaptıkları diğer kişilere, müşteri kazanmak, iş ilişkilerini güçlendirmek gibi
meşru iş amaçları için (örnek: tatil veya törensel hediyeler, hizmet
yıldönümleri veya emeklilik) hediye verebilirler. Hediye aşağıdaki şartları
sağlamalıdır: 100 ABD Dolarından daha düşük
değerde olmalıdır (öncelik promosyon amaçlı ürünlere verilmelidir, örneğin, web sitesinde yer alan ürünler); Eğer değeri 100 ABD Dolar veya daha fazla ise hediyeyi
verenin birinci ve ikinci derece bağlı olduğu müdürlerinin onayı alınmalı ve Hediye ve Ağırlama Açıklama Usulleri uyarınca
açıklanmalıdır; Kamuya açıklandığı zaman ’u veya
hediye alanı sıkıntıya sokmamalıdır; Yerel
şirket yönetimleri tarafından belirlenmiş bulunan sınırları aşmamalıdır Aşağıdaki
hediyeler hiçbir zaman uygun kabul edilmezler:
Nakit hediyeler, veya nakit muadili belgeler (hediye kart veya çekleri); Rüşvet, ödül veya komisyon olarak verilmiş hediyeler (örnek,
işi alabilmek veya sürdürebilmek,veya uygun olmayan bir çıkarı sürdürmek için);
Yerel yasalarca yasaklanmış hediyeler; Hediye veren kişinin bağlı olduğu organizasyon tarafından
verilmesi yasaklanmış olduğu hediye alan tarafından bilinen hediyeler; Hizmetler veya nakit olmayan çıkarlar şeklinde verilen
hediyeler (örnek: işe alma taahhüdü); ve
Müşterilerin, tedarikçilerin veya birlikte iş yapılan diğer kişilerin aile
bireylerine hediyeler. Bir çalışanın bir yıl boyunca bir hediye alıcısına
sağlıyacağı toplam hediye değeri eğer aksi Hediye ve Ağırlama Açıklama Usullerinde
belirtilmemiş ve ilgili Bölgesel Başkan tarafından onaylanmamışsa ya da Kuzey
Amerika’da işlevsel, coğrafi veya iş bölümü Başkan Yardımcısı tarafından
onaylanmamışsa, 250 ABD Doları aşamaz. Çalışanlardan müşteriler, tedarikçiler
veya birlikte iş yapılan diğer kişilere hediye sunarken iyi değerlendirme
yapmaları beklenmektedir. Çalışanlar bir hediyenin uygun olup olmadığı
konusunda şüpheye düşmeleri durumunda bu durumu amirleri ile konuşmalıdırlar.
Ağırlama (Kamu görevlisi olmayan yetkililer) İş ağırlamaları (örnek:
yemekler,tiyatro veya bir spor müsabakasına bilet) birlikte iş yapan kişiler
arasında iş ilişkilerini güçlendirmek için önemli rol oynayabilir. Bu
doğrultuda, , burada belirtilen kurallara uymak koşuluyla müşteri geliştirme
amacıyla müşteriler ya da tedarikçilerle ilişkileri geliştirmek gibi meşru iş
hedefleri için ağırlamaya izin verir. Özellikle birlikte iş yapılan kişilerin
ağırlanmasına ancak aşağıda belirtilen şartlar altında izin verilecektir: ’un Dünya Çapında Seyahat Masraf Kurallarına uygun olmalı; Rüşvet, ödül veya komisyon olarak verilmemiş olmalı (örnek,
işi alabilmek veya sürdürebilmek, veya uygun olmayan bir çıkarı sürdürmek
için); ’un öncelikli bir muameleye hak
kazandığı görüntüsü oluşturmamalı; Ağırlama,
iyi tarzda ve işe uygun mekanlarda yapılmalıdır;
Ağırlama, iş bağlamı içinde makul ve uygun olmalıdır; ve Yerel şirket yönetimi tarafından belirlenmiş herhangi bir
özel sınırlamaya uymalıdır. Aşağıda belirtilenler hiçbir zaman uygun değildir: Bağımsız bir üçüncü kişi tarafından aşırı bulunabilecek
ağırlama; ‘yetişkin’ ağırlamaları veya
çıplaklık ya da ahlak dışı unsurlar içeren her türlü ağırlama; Ağırlayanın, misafirin bunu kabul etmeye izni olmadığını
bildikleri durumlar; ve Yerel şirket yönetimi tarafından
yasaklanmış ağırlanmalar. Çalışanlar bir etkinliğin, mekanın veya harcamanın
uygun olup olmadığı konusunda şüphe duymaları halinde bunu bir üstletiyle
konuşmaları gerekmektedir. Sonuç olarak, bu ağırlama kurallarının çalışanının hazır bulunduğu durumlar için
geçerli olduğuna dikkat edin. Biletleri çalışanları tarafından müşterilere,
tedarikçilere veya birlikte iş yapılan kişilere temin edilen sportif ve
kültürel etkinlike eğer çalışanları da
birlikte katılmıyorsa katılmıyorsa, bunlar ‘ağırlama’ değil ‘hediye’ olarak
kabul edilir ve yukarıda belirtilen kurallar altında değerlendirilir. Hediye ve
Ağırlama Açıklama Prosedürü ’un Hediye ve Ağırlama Açıklama Usulleri bu
kurallara uygunluk sağlanması ile ilgili temel unsuru oluşturur. Bu usuller, şu
anda geliştirilmekte olan ve tamamlandığında bütün genellinde kullanılacak olan internet üzerinde
bildirimi içerecektir. Örnekler: Aşağıdaki örnekler çalışanları ve yöneticilerinin hediyeler,
ağırlanma veya seyahat tekliflerini kabul etme veya geri çevirmenin uygun olup
olmadığı hususunda bilgilenmiş kararlar vermelerini sağlamak için
tasarlanmıştır. Doğru: fabrikasında
üretim sürecini görmek üzere ziyarete gelen müşteri, yerel orkestranın konserinin
izlemesi için davet edildi. Yanlış: ’un fabrikasında üretim sürecini görmek
üzere ziyarete gelen müşteriye, gece şehirde erkeklere özgü eğlence mekanı da
dahil olmak üzere programa katılması için ısrar edildi. Doğru: yeni bir müşteriyle önemli bir sözleşme
imzaladı. İmza töreni sırasında ’un bölge müdürü müşteriye değeri 200 ABD
Doları olan el yapımı bir satranç takımı hediye etti.Hediye birinci ve ikinci,
derece amirler tarafından onaylandı. Yanlış: Yukarıdaki senaryoda, ’un bölge müdürü
müşterinin şirket kuralları gereğince tedarikçilerinden hiçbir hediye
alamayacağını bilmesine rağmen gene de hediyeyi vermiştir. Doğru: Önemli bir
müşteri 35. hizmet yılını kutlamaktadır. ’un bir muhasebe müdürü yerel şarap
yapımevinden alınmış bir şişe şarabı ve çalışanlar tarafından imzalanmış kartı
müşteriye sunmuştur. Yanlış: Şarap yerine muhasebe müdürü müşteriye 100 ABD
Doları değerinde bir hediye çeki vermiştir. Kamu Görevlilerine Hediyeler çalışanları kamu görevlilerine hediye teklif
ederken özellikle dikkatli olmalıdırlar. Çünkü ABD ve pek çok devletin mevzuatı
iş almak veya mevcut işi sürdürmek ya da uygun olamayan başka çıkarları temin
etmek için kamu görevlilerine değer taşıyan herhangi birşey verilmesini
yasaklamaktadır. Bu kişilere verilen hediyelerin rüşvet olarak yorumlanmamaları
konusunda emin olmak önemlidir. Ayrıca kamu görevlileri genellikle yasal olarak
hediye kabul etmekten yasaklıdırlar, hediye teklif edilmesi bu durumda kamu
görevlisini tuhaf bir duruma sokabilir. ‘Kamu Görevlisi’ Kimdir? Kamu görevlisi
geniş bir kavramdır. Devlet kurum ve kuruluşları içinde herhangi bir düzeyde,
gerek yürütme, gerek yasama ve gerekse yargıda bulunan bütün çalışanları
kapsar. Devlet tarafından kontrol edilen ya da tamamen devlete ait bulunan
kuruluşlardaki yetkililer ve çalışanlar da ‘kamu görevlisi’ tanımına girer. Bu
sebeple bu terim sadece seçilmiş kişileri, gümrük ve vergi müfettişlerini ve
kamu satınalma yetkililerini değil, ama devletin sahip olduğu işletmelerde
çalışanları da kapsar. Uygun ne demektir? Nadiren bir kamu görevlisine hediye
vermek (törensel hediye gibi) müşteri çevresi oluşturmak ve iş ilişkilerini
güçlendirmek açısından uygun olabilir. Bu tip durumlarda bir kamu görevlisine
hediye vermek ancak aşağıdaki durumlarda mümkün olabilir: Hediyenin nominal değeri (100 ABD Dolarının altında olmalı)
ve üzerinde logosu taşımalıdır (örnek:
giyim eşyası, kalem vs). Şirket Dükkanı
websitesinden alınmış ve değeri 100 ABD Doları altında her ürün uygundur. logosu taşımayan VEYA nominal değeri 100 ABD
Dolarının üzerinde olan hediyeler ancak ilgili Bölge Başkanın önceden yazılı
onayı ile veya Kuzey Amerika’da işlevsel, coğrafi veya iş bölümü başkan
yardımcısının ön izni ile mümkündür; Yerel
mevzuatın kamu görevlisinin hediye kabul etmesine izin vermesi; Hediyenin Hediye ve
Ağırlama Açıklama Uygulaması uyarınca açıklanmış olmalı Bir çalışan olarak bir
yıl boyunca bir hediye alıcısına sağlıyabileceğiniz toplam hediye değeri eğer
aksi Hediye ve Ağırlama Açıklama
Usullerinde belirtilmemiş ve ilgili Bölgesel Başkan tarafından onaylanmamışsa
ya da Kuzey Amerika’da işlevsel, coğrafi veya iş bölümü Başkan Yardımcısı
tarafından onaylanmamışsa, 250 ABD Doları aşamaz. Aşağıdaki hediyeler hiçbir
zaman uygun kabul edilmezler: Nakit
hediyeler, veya nakit muadili belgeler (hediye kart veya çekleri); Hizmetler veya nakit olmayan çıkarlar şeklinde verilen
hediyeler (örnek: işe alma taahhüdü) Rüşvet,
ödül veya komisyon olarak verilmiş hediyeler (örnek, işi alabilmek veya
sürdürebilmek için),veya avantajlı vergi uygulaması gibi uygun olmayan bir
çıkarı sürdürmek için ; Yerel yasalarca yasaklanmış
hediyeler, ya da görevlinin kabul etmesine izin verilmemesi durumu Hediye veren kişinin bağlı olduğu organizasyon tarafından
verilmesi yasaklanmış olduğu hediye alan tarafından bilinen hediyeler; Kamu görevlisinin aile bireylerine hediyeler. Kamu
Görevlilerini Ağırlamak Kamu görevlilerine hediye verilmesinde olduğu gibi
ağırlamanın da potansiyel olarak rüşvet olarak görülmesi mümkündür. Sonuç
olarak, çalışanların kamu görevlilerini ağırlarken özenli ve dikkatli olmaları
gerekmektedir. Kamu görevlilerinin ağırlanmasının uygun görüleceği durumlar
olabilir örneğin tesislerine bir yapılan
bir ziyaretten sonra yemek ikram etmek veya nadiren kültürel veya sportif bir
etkinlikte kamu görevlisine iştirak etmek. Kamu görevlilerini ağırlamak ancak
ağırlama aşağıdaki şartları sağlıyorsa mümkündür:
Abartılı ve müsrifçe olmamalıdır; Rüşvet,
ödül veya komisyon olarak verilmemiş olmalı (örnek, işi alabilmek veya
sürdürebilmek, veya uygun olmayan bir çıkarı sürdürmek için); Ağırlama, iyi tarzda ve işe uygun mekanlarda yapılmalı; ve Hediye ve Ağırlama
Açıklama Usulleri uyarınca açıklanmış olmalı. Aşağıda belirtilenler hiçbir
zaman uygun değildir: ’un Dünya Çapında Seyahat
Harcama Kurallarına uygun olmaması veya bağımsız bir üçüncü kişi tarafından
aşırı bulunabilecek ağırlama; ‘yetişkin’
ağırlamaları veya çıplaklık ya da ahlak dışı unsurlar içeren her türlü ağırlama;
Yerel mevzuat uyarınca ’un teklif
etmesine izin verilmeyen ağırlamalar, ağırlayanın, misafirin bunu kabul etmeye
izni olmadığını bildiği durumlar; ve Yerel
şirket yönetimi tarafından yasaklanmış ağırlanmalar. Çalışanlar bir etkinliğin,
mekanın veya harcamanın uygun olup olmadığı konusunda şüphe duymaları halinde
bunu bir üstleriyle konuşmaları gerekmektedir. Bu ağırlama kuralları çalışanının hazır bulunduğu durumlar için
geçerlidir. Biletleri çalışanları
tarafından müşterilere, tedarikçilere veya birlikte iş yapılan kişilere temin
edilen sportif ve kültürel etkinliklere eğer çalışanları da birlikte katılmıyorsa, bunlar
‘ağırlama’ değil ‘hediye’ olarak kabul edilir ve yukarıda belirtilen kurallar
altında değerlendirilir. Kamu Görevlilerine Seyahat Temin Etmek Hediye verme ve
ağırlama gibi kamu görevlilerine seyahat temin etme hususu da dikkatle
değerlendirilmelidir. Ancak hediye ve ağırlamanın aksine, seyahat masrafları
nadiren ‘nominal’ değerdedir. Bu sebeple kamu görevlilerin seyahat
harcamalarına ilişkin herhangi bir ödeme talebi her olayın ayrı olduğu
gerçeğinden hareketle ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Kamu görevlilerinin
seyahat veya seyahatle ilgili masraflarının ödenmesş Hukuk Departmanının ön
iznine tabidir. Bir kamu görevlisi tarafından bu yönde bir taleple gelindiği
zaman, Hukuk Departmanı ile temasa geçilmelidir. Seyahat talebinin incelenmesi
sırasında Hukuk Departmanı aşağıdaki hususlar da dahil olmak üzere bir dizi
faktörün değerlendirecektir: Seyahatin
ana gayesi iş ile ilgili olmalıdır; Seyahat
sınıfı iş bağlamıyla uygun ve orantılıdır;
Teklif olunan masraflar ABD ve yerel yasalara ve geleneklere uygundur; Seyahat güzergahı yol üzerinde küçük turları, turistik yerler
ve tatil beldelerini kapsamamalıdır; genellikle eşler ve çocuklara ait seyahat
masraflarını kabul etmeyecektir. Ayrıca iş çıkarları veya uygun olmayan menfaat
karşılığı seyahatleri hiçbir zaman kabul etmeyecektir. Hediye ve Ağırlama
Açıklama Usulleri ’un Hediye ve Ağırlama Açıklama Usulleri bu kurallara
uygunluk sağlanması ile ilgili temel unsuru oluşturur. Bu usuller, şu anda
geliştirilmekte olan ve tamamlandığında bütün genellinde kullanılacak olan internet üzerinde
bildirimi içerecektir. Örnekler Aşağıdaki örnekler çalışanları ve yöneticilerinin hediyeler,
ağırlanma veya seyahat tekliflerini kabul etme veya geri çevirmenin uygun olup
olmadığı hususunda bilgilenmiş kararlar vermelerini sağlamak için
tasarlanmıştır. Doğru: ’un fabrikasının bulunduğu şehrin belediye başkanı
fabrikayı ziyarete gelmiştir. Ziyaretin sonunda belediye başkanı çalışanları ile birlikte öğle yemeğine
katılmıştır.Yemek sırasında fabrika müdürü üzerinde logosu bulunan ve değeri 100 ABD Dolarından
daha olan bir süveteri belediye başkanına hediye etmiştir. Yanlış: Yukarıda
belirtilen süveterin yerine fabrika müdürü belediye başkanına, birisi kendisi
diğeri eşi için iki adet play- off futbol maç bileti vermiştir. Doğru: Çin’de ’un
fabrikasının bulduğu bölgenin valisi fabrika müdürünü arayarak bir nezaket
ziyaretinde bulunmak istediğini bildirmiştir.Yerel gelenekler uyarınca ’un
valiye, değeri 150 ABD Doları olan bir kristal vazoyu törensel bir hediye
olarak sunması gerekmektedir. Fabrika müdürü Çin’den sorumlu ’un Başkanını arayarak
durumu aktarmıştır. Yanlış: Yukarıdaki örnekte vali fabrikaya gelir gelmez 150
ABD Doları tutarında seyahat masrafının kendisine ödenmesini talep
etmiştir.Fabrika müdürü durumu Hukuk Departmanına bildirmeden bu talep
doğrultusunda valiye ödeme yapmıştır. Doğru: Gelenek öngörmekte (yerel mevzuat
da izin vermektedir) o bölgedeki kamu görevlileri kendi bölgeleri içinde
faaliyet gösteren şirketlerden tatil hediyeleri almaktadırlar. Yerel müdürleri Bölge Başkanı ile, bu durumda hediye
vermenin mümkün olup olmadığını ve verilecekse ne verileceğini
değerlendirdiler. Yanlış: Yukarıdaki senaryoda yerel müdürler kamu
görevlilerine 50 ABD Dolarlık hediye kuponları sağlanması ile ilgili bir yerel
mağazayı seçtiler.
SIKÇA SORULAN SORULAR
Bir çalışan kendisine
verilen bir hediyenin değerini nasıl tespit edebilir?
Size verilen herhangi bir
hediye veya ağırlamanın değerini tespit ederken sağduyunuzu ve mantığınızı
kullanın. Eğer net olarak belirleyemezseniz, benzer ürünler için bir mağazaya
uğrayın veya internetten kontrol edin. Eğer hala şüphe duyuyorsanız bildirme ve
açıklama prosedürünü takip edin.
Çalışan hediyenin hediyeyi verenin bağlı
olduğu kuruluşça verilmesinin yasaklandığını nasıl bilebilir?
Bu hususun
araştırılması gerekmiyor ancak hediyeyi verenin bağlı olduğu kuruluş tarafından
hediyenin verilmesi yasaklanmışsa hediye kabul edilmemelidir. Hediyenin
sunulduğu zaman geri çevrilmesi pratik değilse, hediyeyi kabul edin ve derhal
nasıl cevap verilmesi gerektiği konusunda amirinizle konuşun.
İltimas hediye
olarak kabul edilebilir mi?
Bunun cevabı çeşitli olabilir. Bir tedarikçiden,
müşteriden veya birlikte iş yapılan diğer başka bir kişiden iltimas görmek
çalışanın kendi kişisel çıkarı ve ’a olan bağlılığı arasında gerçek veya
görüntüde bir çıkar çatışması yaratabilir veya çalışanın vereceği kararlardan
taviz vermesine yol açabilir veya öyle bir görüntü oluşturabilir. Karar
verilmesi zor görünenA iltimasları ve bunlara nasıl karşılık vermek gerektiğini
üstlerinize danışın.
Şirket Mağazası (
Company Store) websitesi nerede yer almaktadır?
Şirket Mağazası JOE üzerindedir. ‘İş
Hizmetleri’ altındaki ‘PromosyonÜrünleri’ bölümünü tıklayın. Müdürler kendi
grupları için daha sıkı kurallar oluşturabilirler mi (örnek: izin verilen
hediye değerini daha aza indirmek)? Evet, ancak bunu yapacak müdürlerin bunu
kurallar çerçevesinde yapmaları ve gruplarının beklentilerini tespit etmeleri
gerekir.